Căn cứ Điều 3, Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ, quản lý văn bản điện tử và hồ sơ điện tử là kiểm soát mọi tác động vào văn bản, hồ sơ, tài liệu điện tử trong suốt văn bản của tài liệu, bao gồm các nghiệp vụ như: Tạo lập, chuyển giao, giải quyết, bảo quản, lưu trữ, sử dụng, hủy văn bản, hồ sơ và tài liệu điện tử.

Phần mềm quản lý lưu trữ điện tử là công cụ giúp các trung tâm lưu trữ trong các Doanh nghiệp, Tổng công ty, Trung ương và địa phương thực hiện các nghiệp vụ Quản lý tài liệu, Số hóa, Nhận dạng, Lưu trữ, Khai thác hồ sơ tài liệu. 


1. Phần mềm quản lý lưu trữ điện tử ADAMAS sDOC là gì?

Thực tế, trong nhiều năm trở lại đây đã có nhiều doanh nghiệp bắt đầu ứng dụng tin học hóa vào quá trình quản lý hồ sơ tài liệu. Tuy nhiên, do áp dụng phần mềm quản lý tài liệu không phù hợp với cơ chế vận hành của doanh nghiệp hoặc phần mềm đang sử dụng không đáp ứng được nhu cầu về số lượng hồ sơ, tài liệu gia tăng chóng mặt theo thời gian nên đã có không ít đơn vị doanh nghiệp triển khai số hóa không thành công hoặc đạt hiệu quả không cao.


Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ADAMAS sDOC ra đời như một giải pháp đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường. Đây là một sản phẩm của công ty Ademax, là công cụ giúp các trung tâm lưu trữ trong các Doanh nghiệp, Tổng công ty, Trung ương và địa phương thực hiện các nghiệp vụ Quản lý tài liệu, Số hóa, Nhận dạng, Lưu trữ, Khai thác hồ sơ tài liệu. 

Phần mềm đem lại lợi ích rất lớn với toàn bộ quá trình tin học hoá các nghiệp vụ quản lý hồ sơ, văn bản lưu trữ ở các trung tâm và chi cục lưu trữ, cụ thể:

  • Các chức năng nghiệp vụ được kiểm soát bằng quy trình chặt chẽ, giảm thiểu công việc và dữ liệu trùng lặp.
  • Quản lý dữ liệu tập trung, hợp nhất số liệu, kịp thời, chính xác đưa ra được báo cáo tình hình thu thập, biên mục, bảo quản tại đơn vị.
  • Khả năng xử lý dữ liệu lớn, nhanh chóng.
  • Chuyên môn hóa việc phân quyền chặt chẽ cho các đối tượng người dùng có thể khai thác ở từng phân hệ tính năng, quyền thao tác số liệu.
  • Sử dụng mọi lúc, mọi nơi khả năng hoạt động ổn định, tốc độ nhanh.
  • Mô hình cài đặt tập trung, linh hoạt tại đơn vị hoặc trên cloud, có thể triển khai trên đa nền tảng hệ điều hành, tiết kiệm thời gian và chi phí triển khai.
  • Tối ưu chi phí đầu tư và bảo trì hạ tầng phần mềm, cập nhật nâng cấp tự động trên hệ thống máy chủ tập trung.
  • Quản lý dữ liệu của đơn vị triển khai linh hoạt theo mô hình tập trung hoặc phân tán, giúp dễ dàng trong công tác quản trị, sao lưu, phục hồi dữ liệu.

Phần mềm được phân nhóm từng nghiệp vụ theo các phân hệ, các phân hệ tính năng được sắp xếp theo quy trình quản lý văn bản từ khi lập kế hoạch, thu thập cho tới khi biên mục, phân loại, bảo quản, các nhóm tính năng được tùy chỉnh theo yêu cầu của người dùng. 



Mô hình quy trình chung của phần mềm quản lý tài liệu điện tử



Mô hình kết nối giữa các đơn vị



2. Các tính năng của phần mềm ADAMAS sDOC


Phần mềm Adamas sDoc được thiết kế gồm 10 phân hệ tính năng chính: 


Tính năng Lập kế hoạch giao nộp: Kế hoạch giao nộp được tạo lập theo năm giúp trung tân lưu trữ có thể chủ động khối lượng công việc và dữ liệu lưu trữ chuyển nộp lưu từ các phòng ban, điểm nộp lưu. Các tính năng chính: Lập kế hoạch, Phê duyệt kế hoạch và Tiếp nhận kế hoạch.


Tính năng Lập hồ sơ: Cho phép cán bộ chuyên quản tạo lập hồ sơ lưu trữ, để lưu trực tiếp tài liệu hoặc lưu các văn bản liên quan. Các văn bản trong hồ sơ được phân loại, sắp xếp theo đơn vị bảo quản. Tại đây, văn bản/hồ sơ sẽ điện tiến hành biên mục chi tiết. Cho phép người dùng cập nhật file số và biên mục thông tin cho văn bản/hồ sơ; quản lý thông tin theo cấu trúc phân cấp hồ sơ, đơn vị bảo quản, văn bản; tạo liên kết giữa các văn bản theo nhóm. Hồ sơ, văn bản có thể được tích hợp từ nhiều nguồn dữ liệu ở các hệ thống quản lý văn bản về vùng lưu trữ tạm của hệ thống.


Tính năng Thu thập: Cho phép thực hiện tiếp nhận tài liệu từ các đợt bàn giao, sau đó tài liệu được cấp số và bàn giao về kho lưu trữ tập trung.

Quản lý kho: Thiết lập lưu trữ theo các cấp lưu trữ, kho lưu trữ và xếp giá, hộp/cặp; Cho phép thực hiện chuyển kho, kiểm kê và kiết xuất báo cáo.

Tính năng Chỉnh lý: Trong quá trình lưu trữ, các văn bản cần được chỉnh lý. Phân hệ chỉnh lý giúp tạo đợt chỉnh lý, quản lý xuất nhập văn bản ra khỏi kho.

Tính năng Bảo quản: Tại nhóm tính năng Bảo quản có chức năng thiết lập các phông cần quản lý và lưu trữ, cập nhật trình trạng vật lý của văn bản trong kho và quản lý tình trạng xuất/nhập văn bản mang đi tu bổ.

 

Tính năng Hủy hồ sơ: Cho phép tạo lập danh mục và thực hiện hủy các hồ sơ/văn bản hết giá trị. Danh mục văn bản hết giá trị được tổ chức hủy theo đợt hủy và có quy trình xét duyệt.

Tính năng Quản lý khai thác: Cho phép thiết lập chính xác khai thác theo các đối tượng khai thác khác nhau; Các khai thác được quản lý bằng phiếu yêu cầu.

 

Quản lý Biểu mẫu báo cáo, thống kê: Phần mềm có khả năng tự động xuất báo cáo thống kê theo các tùy chọn khác nhau của người sử dụng. Hệ thống cho phép tùy chỉnh biểu mẫu báo cáo theo yêu cầu với các đối tượng lưu trữ chính: Mục lục, hồ sơ, đơn vị bảo quản, văn bản… Phần mềm lưu trữ cho phép người dùng tìm kiếm, in báo cáo theo các tiêu chí tìm kiếm khác nhau và xuất các báo cáo ra file định dạng văn bản word, excel, pdf.

Tính năng Tích hợp: Phần mềm cho phép tích hợp ký số lên tài liệu, tích hợp dữ liệu từ các công cụ bóc tách dữ liệu tự động OCR. Cho phép hệ thống tiếp nhận dữ liệu nhiều nguồn dữ liệu văn bản từ các hệ thống quản lý hồ sơ, văn bản khác qua vùng lưu trữ tạm. Phần mềm còn hỗ trợ tích hợp việc lưu trữ dữ liệu file số hóa với các hệ thống quản trị nội dung ECM và tích hợp dữ liệu tìm kiếm với các công cụ tìm kiếm toàn văn.

3. Tại sao nên sử dụng phần mềm lưu trữ điện tử ADAMAS sDOC?

Với 10 phân hệ được thiết kế đáp ứng mọi nhu cầu cần thiết của người dùng về một phần mềm lưu trữ điện tử. Phần mềm gồm nhiều tính năng nổi bật phải kể đến như khả năng OCR tài liệu, nhận dạng bộ nhãn trường theo Nghị định 30/2020 trong công tác văn thư. Adamas sDoc cho phép tìm kiếm toàn văn và mô hình triển khai linh hoạt tập trung hoặc phân tán, có 2 bản cho Sở – Ban – Ngành và cho Doanh nghiệp.

​Bên cạnh đó, Ademax thực hiện triển khai hệ thống lưu trữ điện tử theo gói triển khai bao gồm: Dịch vụ số hoá (Chỉnh lý tài liệu, số hoá tài liêụ), Cung cấp hạ tầng thiết bị (Thiết bị số hoá, máy chủ Web, máy chủ lưu trữ) và Phần mềm (Adamas sDoc, dịch vụ bảo trì, tích hợp). 


Với 20 năm kinh nghiệm cùng đội ngũ nhân sự có chuyên môn cao, Ademax luôn tin tưởng vào sứ mệnh đồng hành cùng đối tác của mình, chăm chút vào từng tính năng sản phẩm để quản trị công việc một cách tiện lợi và đạt hiệu quả tối ưu.

——————-


Mọi thông tin về Ademax, Quý khách vui lòng liên hệ:

Hotline: 0971 901 666

Email: marketing@ademax.com.vn

Website: https://ademax.vn/

Facebook: https://www.facebook.com/AdemaxJsc

LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/ademax-jsc/

Instagram: https://www.instagram.com/ademaxjsc/

Youtube: https://www.youtube.com/user/congtyADEMAX